Conseils pour faciliter le télétravail dans votre entreprise:
- Réduction de la distance relationnelle
- Utilisation de la vidéo-conférence
- Rituels de team building
- Clarté de la communication
- Limiter les canaux de communication
- Définition des rôles et objectifs
- Emphase sur les relations interpersonnelles
- Normalisation de l’environnement de travail
Avec de plus en plus de communications qui ont lieu de manière virtuelle, nous expérimentons aujourd’hui de nouvelles formes d’incompréhensions et les malentendus qui sont liés à ces nouveaux modes de collaboration à distance (travail en équipe à distance). Dans ce contexte, il est nécessaire de renforcer certains comportements et compétences au sein des organisations.
Réduction de la distance relationnelle
Mais pourquoi le télétravail nécessite-t-il certaines compétences spécifiques? Parce que le travail à distance ne fait pas intervenir le langage corporel et que ce langage corporel compte pour beaucoup dans l’interprétation du sens du message qui est transmis.
Sur ce point, selon Erica Dhawan et Tomas Chamorro-Premuzic (HBR, 2018) la meilleure façon pour les managers d’améliorer la performance de leurs équipes en situation de télétravail est de se centrer sur la réduction de la distance relationnelle. Voici quelques stratégies suggérées par ces auteurs qui vous permettront de diminuer cette distance relationnelle :
Utilisation de la vidéo-conférence
Utilisez la vidéo-conférence le plus souvent possible pour vos communications à distance. Ce canal de communication est beaucoup plus efficace qu’un email ou qu’un appel pour établir une relation, humaniser la communication et favoriser l’empathie, car il fait intervenir le langage corporel.
Rituels de team building
Mettez de l’avant des rituels de « team building » qui donnent aux membres de l’équipe l’opportunité d’interagir sur une base régulière et d’améliorer leurs compétences en termes de communication. Créer des espaces et des rituels pour célébrer et socialiser permet d’améliorer les relations et de mettre en place les fondements nécessaires à une collaboration durable. Certaines compagnies célèbrent la venue de leurs recrues en créant un emoji personnel pour chaque employé ayant plus de 6 mois d’ancienneté. Ici, tout est possible. Il s’agit d’être imaginatif.
Clarté de la communication
Communiquez de manière claire et précise. Dans leurs efforts pour être efficient, plusieurs cherchent à diminuer le nombre de mots qu’ils utilisent lors de leurs communications. L’envers de la médaille des communications trop brèves est que les destinataires prennent souvent beaucoup de temps à interpréter le message qui leur est transmis et que cela est susceptible de générer des malentendus concernant le sens du message. Ainsi, prenez le temps de rédiger de façon claire, peu importe le canal de communication utilisé.
Limiter les canaux de communication
Ne bombardez pas vos collaborateurs avec de multiples versions d’un même message transmis par différents canaux de communication (email, texto, appel, etc.). Cette façon de faire n’est pas efficace et peut être vécue comme du micro-management.
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Le télétravail dans le contexte du coronavirus
Dans le contexte de la crise du coronavirus, il est primordial de définir clairement les objectifs et le rôle de chacun, de mettre l’emphase sur les interactions interpersonnelles et de normaliser l’environnement de travail (Gardner et Matviak, 2020, HBR).
Définition des rôles et objectifs
Avec le coronavirus, les équipes étant désormais dispersées, elles doivent repenser leur façon d’accomplir leurs tâches et s’assurer que le rôle de chacun est bien compris. Ce contexte correspond à une opportunité de s’assurer que sont bien compris les objectifs d’équipe, le rôle de chacun au sein de l’équipe et la contribution de chacun aux objectifs collectifs. Cette clarification des rôles aura pour effet d’aider les membres de l’équipe à identifier à qui se référer selon les situations et cela permettra de soulager les managers.
Dans le contexte de crise actuel, de nouvelles tâches impliquant l’ensemble de l’organisation sont susceptibles d’émerger. Une cartographie des compétences et de la capacité de chacun peut permettre d’éviter d’ajouter un stress supplémentaire en raison d’une surcharge. Faire appel à des ressources extérieures peut également constituer une solution.
Emphase sur les relations interpersonnelles
Les recherches montrent que le télétravail correspond à un obstacle dans la création d’une relation amicale et que certains critères sont nécessaires pour aboutir à une relation qualité dans le cadre du travail à distance.
Pour bien réussir dans le monde du télétravail, les organisations ont tout intérêt à établir des règles encadrant les interactions qui ont lieu de manière virtuelle et à bâtir un environnement de confiance qui soutienne ces interactions. Les organisations ont également intérêt à stimuler certaines compétences nécessaires au travail virtuel.
Le télétravail est susceptible de faire en sorte que les travailleurs se sentent plus isolés qu’auparavant, ce qui peut occasionner une diminution de l’engagement et de la productivité. Dans ce contexte, il peut être tentant de mettre l’emphase exclusivement sur les tâches à réaliser et afin de surmonter cet enjeu il est primordial pour les managers d’accorder du temps aux communications individuelles.
Les équipes qui ne se rencontrent habituellement que de façon ad hoc ont tendance à laisser de côté une partie des personnes qui sont trop occupées ou auxquels on ne pense pas spontanément. La mise en place de réunions virtuelles régulières peut permettre de palier à cette situation.
Les « discussions de couloir » doivent également trouver leur place dans le télétravail. Idéalement, ces petits moments de convivialité qui permettent de préserver un sens de la camaraderie devraient faire l’objet d’un temps dédié.
Normalisation de l’environnement de travail
Le travail à distance depuis le domicile est susceptible de créer de nouvelles distractions et certaines incompréhensions. La connaissance de l’environnement de chacun permet d’améliorer l’empathie face à certains comportements et situations. Ici, on peut par exemple encourager chacun à prendre quelques minutes pour montrer à son équipe son environnement de travail et partager certains éléments de contexte. Ainsi, certaines contraintes telles qu’un chien qui aboie, des travaux de construction à proximité où un bébé qui pleure seront mieux acceptées par les collègues. L’objectif est ici d’aider les collègues à développer un sens de la compréhension du contexte de travail de chacun afin de stimuler l’empathie et diminuer les incompréhensions.
Allié Conseil est un cabinet de consultants spécialisé dans le collaboratif et la transformation digitale. Nous aidons nos clients à faire face à la crise du coronavirus en mettant en place un plan de continuité d’activité qui met l’accent sur la digitalisation et qui inclue une large gamme d’outils accessibles en ligne: gestion de projets, télétravail, collaboratif, marketing, vente, relation client et comptabilité.
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